Ustal proces i osoby decydujące
WAPRO Gang obejmuje obsługę danych kadrowych, umów, absencji i wynagrodzeń. Szczegółowy zakres zależy od wariantu. Przed projektem potwierdź możliwości programu kadrowo-płacowego WAPRO Gang w odniesieniu do zadań firmy.
Wyznacz osobę zatwierdzającą zasady płacowe, osobę przygotowującą dane i osobę odpowiedzialną za środowisko. Instalator nie powinien sam rozstrzygać, jakie wyniki rozliczeń firma uznaje za prawidłowe.
Przygotuj dane i zakres historii
- Podmioty, dla których będą prowadzone kadry i płace.
- Dane pracowników i informacje o zatrudnieniu.
- Umowy oraz składniki wynagrodzeń występujące w firmie.
- Kalendarze, absencje i dane czasu pracy potrzebne w pierwszym okresie.
- Zakres historii koniecznej po zmianie systemu.
- Źródło i format danych oraz osoba potwierdzająca ich kompletność.
Nie zakładaj pełnej migracji przed oceną materiału źródłowego. Uzgodnij, jakie dane muszą być dostępne w programie, a jakie pozostają w dotychczasowej dokumentacji.
Opisz zasady naliczania na przykładach
Wybierz przypadki, które reprezentują rzeczywistą pracę: różne umowy, nieobecności, zmienne składniki lub korekty. Do każdego przygotuj oczekiwany wynik i wyjaśnienie sposobu jego zatwierdzenia.
Przykładowy scenariusz: pracownik ma stały składnik i element zależny od danych czasu pracy. Test powinien sprawdzić dane wejściowe, naliczenie oraz zestawienie końcowe. Sama zgodność sumy nie potwierdza jeszcze poprawnego przypisania wszystkich elementów.
Sprawdź połączenia z otoczeniem
Producent opisuje współpracę Gang z programem Płatnik i możliwości wykorzystania danych rejestracji czasu pracy. Zakres RCP trzeba sprawdzić dla wariantu i konkretnego źródła danych. Nie każdy format z zewnętrznego urządzenia będzie automatycznie obsługiwany.
Ustal również sposób przekazania wyników do księgowości. Jeżeli zespół pracuje w systemie finansowo-księgowym WAPRO Fakir, opisz potrzebny zakres danych i sposób kontroli ich odbioru, zamiast zakładać gotowy obieg bez konfiguracji.
Dostęp i organizacja środowiska
Zdefiniuj role: wprowadzanie danych, naliczanie, kontrola i administracja. W środowisku testowym ogranicz zakres danych osobowych do materiału potrzebnego do uzgodnionej próby. Sposób przekazania danych i dostępu ustal z osobami odpowiedzialnymi w firmie.
Przygotowanie bazy, stanowisk i kopii zapasowych opisz w ramach planu uruchomienia środowiska WAPRO. Uwzględnij, kiedy można wykonywać prace bez zakłócania rozliczeń.
Checklista odbioru
- Porównaj uzgodnione przypadki naliczeń z zaakceptowanymi wynikami.
- Sprawdź kompletność danych przeniesionych do programu.
- Zweryfikuj uprawnienia każdej roli użytkownika.
- Przetestuj uzgodnioną wymianę danych z otoczeniem.
- Ustal sposób zgłaszania rozbieżności i ich zatwierdzania.
- Potwierdź termin przejścia oraz odpowiedzialność za pierwszy okres pracy.
Po próbie powinna pozostać krótka lista wyników, uwag i decyzji. To praktyczniejsza podstawa startu niż sam komunikat, że instalacja zakończyła się poprawnie.