Potwierdź cel wdrożenia
Zapisz, dlaczego zmieniasz system: rozpoczęcie prowadzenia ksiąg, przeniesienie z innego programu czy uporządkowanie współpracy ze sprzedażą. Każdy z tych scenariuszy wymaga innego zakresu danych i testów.
Zakres WAPRO Fakir jako programu finansowo-księgowego jest punktem odniesienia. Jeżeli wybór programu nie jest jeszcze zamknięty, zacznij od rozróżnienia zastosowań Fakira i Kaper.
Ustalenia z osobą odpowiedzialną za księgowość
- Plan kont i sposób organizacji ewidencji.
- Rejestry oraz rodzaje dokumentów występujących w firmie.
- Zasady opisu kosztów i wymagane raporty.
- Zakres rozrachunków oraz danych początkowych.
- Moment rozpoczęcia pracy i granica między starym a nowym systemem.
- Osoby uprawnione do zatwierdzania ustawień i wyników.
Nie zastępuj tych ustaleń samą listą funkcji. Przykładowy dokument i oczekiwane księgowanie pozwalają znacznie dokładniej opisać wymaganie.
Dane do migracji: najpierw próba
Zidentyfikuj źródła kartotek, sald i dokumentów. Uzgodnij, czy potrzebna jest pełna historia, określony okres czy dane otwarcia. Możliwości importu trzeba sprawdzić dla dostępnego formatu oraz wersji programu.
Dla próbki wskaż dane kontrolne: liczbę kontrahentów, uzgodnione saldo lub zestaw dokumentów. Zapisz rozbieżności i sposób ich wyjaśnienia. Dopiero po akceptacji próby wyznacz termin właściwego przeniesienia.
Sprzedaż, rozrachunki i obieg dokumentów
Dokumentacja Fakira opisuje współpracę z WAPRO Mag w zakresie rozrachunków. Jeśli firma korzysta z obu programów, trzeba ustalić organizację bazy i odpowiedzialność za dane. Połączenie wymaga konfiguracji odpowiadającej obiegowi firmy.
Osobno opisz, skąd księgowość otrzymuje dokumenty elektroniczne. Jeżeli planujesz Businesslink i komunikację z KSeF, ustal miejsca wysyłki i odbioru oraz uprawnienia. Nie dodawaj kilku niezależnych ścieżek bez ustalenia, jak uniknąć podwójnej obsługi.
Środowisko i użytkownicy
WAPRO desktop korzysta z bazy SQL Server. Przed uruchomieniem sprawdź zgodność środowiska, dostęp stanowisk i sposób wykonywania kopii. Użytkownik powinien mieć dostęp wynikający z roli, a nie przypadkowo skopiowane ustawienia innej osoby.
Zakres prac technicznych można zebrać w planie instalacji i wdrożenia WAPRO. Nie przypisuj terminowi zakupu licencji automatycznie terminu gotowości całego środowiska.
Próba odbiorcza przed rozpoczęciem pracy
- Wprowadź uzgodniony przykładowy dokument i sprawdź jego księgowanie.
- Zweryfikuj rozrachunek i sposób powiązania płatności.
- Przygotuj raport kontrolny, którego potrzebuje księgowość.
- Sprawdź uprawnienia na kontach przyszłych użytkowników.
- Potwierdź dostępność kopii i sposób przywrócenia danych.
- Zapisz uwagi, osoby akceptujące i warunki rozpoczęcia pracy.
Efektem przygotowania jest lista sprawdzonych scenariuszy oraz jawnych ograniczeń. Dzięki temu użytkownicy wiedzą, co jest gotowe, a które zadania wymagają jeszcze ustaleń.